Wenn die Pflicht zum Schutz wird

Verfahrensdokumentation kann Steuernachzahlungen vermeiden

 

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, für ihre Datenverarbeitungssysteme eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Darin muss genau beschrieben werden, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Für jedes EDV-System sollte es eine eigene Verfahrensdokumentation geben, die vollständig und aktuell ist. Alle System- oder Verfahrensänderungen müssen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert werden. Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und einschließlich ihrer Änderungshistorie solange aufzubewahren, bis die Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen Unterlagen und Systeme (z. B. die PC-Kasse) abgelaufen ist. Sie kann in Papierform oder digital erstellt werden. Entscheidend ist: Sie muss verständlich, schlüssig, jederzeit griffbereit und für einen Betriebsprüfer in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Verfahrensdokumentationen sind beispielsweise zu erstellen für:

  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Branchenlösungen wie Handwerkerprogramme
  • Belegmanagement und Scanprozesse

Bei Betriebsprüfungen kann eine gute Verfahrensdokumentation die Unternehmen vor negativen steuerlichen Konsequenzen bewahren. Wenn beispielsweise ein Betriebsprüfer auf Unstimmigkeiten in den Daten des Kassen- oder Warenwirtschaftssystems stößt, kann eine umfassende und sorgfältig gepflegte Verfahrensdokumentation helfen, Unstimmigkeiten zu erklären und damit Hinzuschätzungen zu vermeiden. Zudem hilft eine Verfahrensdokumentation, betriebliche Prozesse und Abläufe besser zu verstehen und zu optimieren.

Tipp

Prüfen Sie mit uns, welche Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen erstellt werden sollten!

(Stand: 03.11.2017)

Wir sind gerne für Sie da

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